Электронные трудовые книжки: вспоминаем правила, разбираемся в тонкостях

Электронным трудовым книжкам чуть больше года. Переходный период закончился, и основная масса работников выбрала вариант ведения книжки. Сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, книжки больше не заводят. Напомним другие важные правила и расскажем об интересных разъяснениях.

"Молчуны" и работники, выбравшие бумажную трудовую книжку, могут отказаться от нее в любое время. Тогда оформите в книжке запись об этом и выдайте ее на руки сотруднику. Желательно сделать все день в день. Передумать и вернуться к бумажному варианту работник больше не сможет.

Разъяснения:

• работник предоставил трудовую книжку и сразу отказался от ее ведения —внесите в книжку сначала запись о приеме, потом об отказе от нее и верните документ владельцу;
• сотрудник заявил о потере трудовой книжки — оформите ему дубликат. Но если работник желает сразу перейти на электронный формат, заводить ему новую бумажную книжку необязательно.

Подробности:

• Как в трудовую книжку внести запись об отказе работника от ее ведения
• Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек на работников, отказавшихся от ведения книжки

Подавайте сведения о трудовой деятельности на каждого работника по форме СЗВ-ТД. О приеме и увольнении нужно сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Остальные сведения подавайте не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчетным.

Разъяснения:

• нужно сообщать о реорганизации страхователя. Для этого подходит кадровое мероприятие "Переименование";
• обязательно подавайте СЗВ-ТД на совместителей (указывайте о совместительстве в графе 4);
• не нужно сдавать отчет на директора — единственного участника общества;
• информацию о запрете занимать должность (заниматься деятельностью) подают, только если сотрудник из-за этого уволен;
• если работник сперва выбрал бумажную трудовую книжку, а потом отказался от нее, то не нужно отменять запись о первом заявлении.

Подробности:

• Случаи и сроки представления сведений о трудовой деятельности в ПФР

• Как заполнить СЗВ-ТД
• Образец заполнения СЗВ-ТД
• Заполнение СЗВ-ТД на совместителя

Указывайте сведения внимательно и подавайте форму вовремя, чтобы не получить штраф.

Подробности:

• Штрафы за нарушения при сдаче СЗВ-ТД

При увольнении работника, отказавшегося от ведения трудовой книжки, предоставьте ему справку СТД-Р. Такой сотрудник может запросить эту справку и в период работы.

Разъяснения:

• полезно завести журнал учета выдачи СТД-Р, чтобы работники подписью подтверждали получение документа. Это может стать весомым аргументом в споре с сотрудником или проверяющими органами.