Как оформить предоставление работнику дней в счет ежегодного оплачиваемого отпуска

1. Можно ли предоставить работнику дни в счет ежегодного оплачиваемого отпуска

Да, по соглашению между вами и работником ему можно предоставить любое количество дней в счет ежегодного оплачиваемого отпуска, как основного, так и дополнительного. В этом случае происходит разделение ежегодного отпуска на части, поэтому важно, чтобы одна из его частей оставалась не менее 14 календарных дней. Чрезмерно дробить отпуск не рекомендуем, иначе работник не сможет полноценно отдохнуть (ст. ст. 114 - 116, ч. 1 ст. 125 ТК РФ, Письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1, Письмо Минтруда России от 24.09.2019 N 14-2/ООГ-6958).

Учтите, что вы обязаны предоставить работнику по его просьбе дни в счет ежегодного оплачиваемого отпуска, если он имеет право на отпуск в удобное время. Например, если у него трое или более детей младше 12 лет (ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК РФ).

Не рекомендуем предоставлять дни в счет ежегодного отпуска авансом за будущий рабочий год. Вы не обязаны это делать даже в случае, когда работник имеет право на отпуск в удобное для него время (см., например, Определение Санкт-Петербургского городского суда N 33-16777/2012). Если вы предоставите отпуск за будущий год и работник уволится раньше, так и не заработав такой отпуск, есть риск, что не получится удержать у него из зарплаты выданные авансом отпускные (например, не окажется необходимой для удержания суммы).

2. Нужно ли получить у работника заявление о предоставлении ему дней в счет ежегодного оплачиваемого отпуска

Да, обычно нужно, потому что такой отпуск предоставляется, как правило, вне графика отпусков. А кроме того, происходит разделение отпуска на части, что допускается только по соглашению между вами и работником. Заявление будет подтверждать, что работник согласен на такое разделение и вы не нарушили ч. 1 ст. 125 ТК РФ, оформив ему один или несколько дней в счет отпуска (то есть часть отпуска).

Если отпуск, в счет которого работник просит предоставить дни, уже разделен на части согласно графику отпусков, попросите работника уточнить в заявлении, в счет какой части отпуска он хочет взять эти дни. Напомним, что при этом важно, чтобы одна из частей отпуска оставалась минимум 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Не нужно брать заявление, если выполнены следующие условия: дни в счет отпуска запланированы графиком, и у вас есть подтверждение того, что с работником согласовано такое разделение отпуска на части. Это следует из ч. 2 ст. 123, ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Тогда уведомьте работника о начале отпуска под подпись минимум за две недели.

3. Как оформить приказ о предоставлении работнику дней в счет ежегодного оплачиваемого отпуска

Если вы оформляете ежегодные оплачиваемые отпуска приказами, то оформите приказ о предоставлении работнику дней в счет такого отпуска как обычный приказ об отпуске. Так, используйте унифицированную форму (например, N Т-6) или самостоятельно разработанную вами форму. Рекомендуем указать в приказе, в частности, Ф.И.О., должность работника, за какой рабочий год предоставляете дни в счет отпуска, вид отпуска, в счет которого предоставляете дни (ежегодный основной или дополнительный оплачиваемый), даты отпуска и сколько всего предоставляете дней.

Сведения о предоставленных работнику днях ежегодного оплачиваемого отпуска внесите: в разд. VIII "Отпуск" личной карточки по форме N Т-2 (указав, в частности, вид отпуска, основание его предоставления - например, приказ, заявление работника), а также отразите дни ежегодного отпуска в табеле учета рабочего времени (например, в форме N Т-13 дни основного отпуска отразите буквенным кодом "ОТ" или цифровым "09", а дополнительного - буквенным кодом "ОД" или цифровым "10").

4. Как внести в график отпусков сведения о днях, предоставленных работнику в счет ежегодного оплачиваемого отпуска

Внесите в график отпусков информацию о днях, предоставленных работнику в счет ежегодного оплачиваемого отпуска, если ранее вы не предусмотрели их в графике. Нормативно не урегулировано, как это сделать. Если у вас график отпусков по унифицированной форме N Т-7, рекомендуем в графе 9 указать дату предоставленного работнику дня в счет отпуска (а если предоставили несколько дней - дату начала этого периода и его продолжительность). В графе 8 укажите, например, реквизиты приказа об отпуске. В графе 10 "Примечание" вы можете дополнительно отметить, что отпуск разделен на части по соглашению с работником. Также в этой графе рекомендуем указать, сколько у работника осталось неиспользованных дней того отпуска (его части), в счет которого вы предоставили дни.

Пример формулировки записи в графе 10 "Примечание"

На основании заявления работника и приказа от 22.10.2019 N 12 отпуск разделен на части. Три дня отпуска предоставлены с 29.10.2019. Оставшаяся часть запланированного отпуска с 20.11.2019 - 25 календарных дней.

Если у вас собственная форма графика отпусков, можете отразить в ней сведения о днях, предоставленных работнику в счет ежегодного оплачиваемого отпуска, аналогичным образом.

5. Какие есть риски при нарушении порядка оформления работнику дней в счет ежегодного оплачиваемого отпуска

В этом случае у вас возможны, в частности, следующие риски:

• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ - например, если откажете в предоставлении дней в счет ежегодного оплачиваемого отпуска за текущий рабочий год работнику, который имеет право на отпуск в удобное для него время (например, работник с тремя или более детьми младше 12 лет в соответствии с ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК РФ). Или если оформите работнику дни в счет отпуска (не включенные в график отпусков) по его устной просьбе без письменного заявления и из-за этого не сможете подтвердить, что такое разделение отпуска на части было согласовано с работником в соответствии с ч. 1 ст. 125 ТК РФ;
• материальная ответственность по ч. 1 ст. 237 ТК РФ в виде денежной компенсации морального вреда работнику - например, если откажете в предоставлении такого отпуска работнику, которому отпуск по закону предоставляется в удобное для него время (п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).