Гарантии и компенсации за использование личного имущества сотрудников

Во многих случаях компании заинтересованы в использовании личного имущества работника. Например, такие случаи распространены при переводе сотрудников на дистанционную работу (Интернет, личный компьютер работника), при использовании места жительства директора в качестве юридического адреса, в случае если работа связана с разъездным характером работы (аренда автомобиля). Использование личного имущества позволяет сэкономить на приобретении имущества, а также на налогах. Но при этом и приобретение, и использование имущества необходимо правильно оформить.

Компании и предприниматели стандартно в большинстве случаев используют несколько основных видов имущества работников.

Виды имущества, используемого работодателем:

- легковые автомобили;

- грузовые автомобили;

- мобильные телефоны;

- Интернет (модемы, оборудование для IP-телефонии);

- компьютеры, принтеры;

- программное обеспечение;

- квартиры для командированных работников.

Алгоритм использования имущества работника каждая компания разрабатывает самостоятельно. Но если взять в качестве примера использование личного автотранспорта, то возможны следующие варианты.

Вариант 1.

Шаг 1. Согласование использования личного автотранспорта в служебных целях.

Шаг 2. Согласование и заключение между работником и организацией договора аренды автомобиля.

Договор может заключить только собственник автомобиля, поэтому необходимо представить правоустанавливающие (правоподтверждающие) документы на автомобиль (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации), а также полис ОСАГО.

Шаг 3. Внесение изменения в полис ОСАГО с учетом количества лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Шаг 4. Передача по акту приема-передачи автомобиля во временное пользование организации.

Но существует и альтернативный вариант.

Вариант 2.

Шаг 1. Согласование использования автомобиля работника и написание заявления.

Шаг 2. Установление соответствующих условий в трудовом договоре.

Шаг 3. Издание приказа о компенсации расходов.

Иногда работодатели упрощают процедуру. Например, генеральный директор просто издает приказ руководителя компании о выплате компенсации работнику, в котором расписывается работник. И суды принимают такую позицию, поскольку, по их мнению, такого приказа с подписью работника достаточно для подтверждения договоренности об использовании работодателем имущества работника (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 N А40-104646/11-119-902; 18 ААС от 27.02.2013 N 18АП-437/2013).

Если говорить об использовании мобильной связи, то в этом случае также возможно два варианта.

Вариант 1.

Шаг 1. Установление лимитов в отношении использования мобильной связи.

Шаг 2. Установление перечня работников, которые используют мобильную связь, установление соответствующих положений в трудовом договоре.

Шаг 3. Подписание договора с оператором мобильной связи.

Шаг 4. Оплата оператору мобильной связи.

Вариант 2.

Шаг 1. Установление лимитов в отношении использования мобильной связи.

Шаг 2. Установление перечня работников, которые используют мобильную связь, установление соответствующих положений в трудовом договоре.

Шаг 3. Компенсация работнику расходов в пределах лимитов.

В случае использования надомником своих инструментов и механизмов ему выплачивается компенсация за их износ. Выплата такой компенсации, а также возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, производятся работодателем в порядке, определенном трудовым договором.

Порядок и сроки обеспечения надомников сырьем, материалами и полуфабрикатами, расчетов за изготовленную продукцию, возмещения стоимости материалов, принадлежащих надомникам, порядок и сроки вывоза готовой продукции определяются трудовым договором (ст. 310 ТК РФ).

Если используется программное обеспечение, созданное сотрудником, то важно, является ли программный продукт служебным произведением, сделанным по заданию работодателя, или нет. Если для создания программного продукта компания привлекает собственных работников, то программа для ЭВМ будет считаться служебным произведением. Особенностью служебного произведения является тот факт, что соавторы произведения являются работниками компании-лицензиара и что произведение было создано в пределах трудовых обязанностей работников (соавторов). При этом исключительное (имущественное) право на служебное произведение принадлежит работодателю, если трудовым договором или иным договором между работодателем и автором не предусмотрено иное (ст. ст. 1295, 1370 ГК РФ).

Если речь идет об использовании квартир, то очень важно, для какой цели используется квартира. Цели целесообразно указать в договоре аренды. Квартира должна предоставляться для проживания прибывшим в командировки работникам обособленных подразделений организации в соответствии с принятым в организации локальным нормативным актом - положением о служебных командировках, согласно которому работникам обособленных подразделений, командированным в головную организацию, для проживания организация обязана предоставить за ее счет жилое помещение. Оплата коммунальных услуг производится ежемесячно согласно выставленным за истекший месяц счетам в безналичной форме.

Также очень важно правильно составить договор и документально оформить передачу имущества.

Договор использования имущества сотрудника.

Наиболее часто личное имущество сотрудника используется на основании договора аренды. По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ).

В договоре должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору. То есть необходимо указать, какое имущество, принадлежащее сотруднику, передано компании, какова сумма компенсации.

Пример фрагмента договора:

"Арендодатель передает во временное пользование Арендатору, а Арендатор принимает принадлежащее Арендодателю на праве собственности санитарно-техническое оборудование и иное движимое имущество, находящееся в квартире, перечисленное в прилагаемом к настоящему договору Перечне санитарно-технического оборудования и иного движимого имущества, находящегося в квартире, который является неотъемлемой частью настоящего договора (приложение N 1 к договору), по Акту сдачи-приемки квартиры и находящегося в ней движимого имущества (приложение N 2 к договору)".

Если в дальнейшем предусмотрен переход права собственности в отношении предмета аренды, то выкупная цена является существенным условием договора аренды недвижимого имущества, согласно которому впоследствии предусмотрен переход к арендатору права собственности на данное имущество (Определение ВАС РФ от 21.10.2010 N ВАС-13685/10 по делу N А75-5300/2009).

Иногда оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.

При заключении соглашения об использовании личного имущества между работодателем и сотрудником в него следует включить:

- точное наименование личного имущества;

- его отличительные признаки, например серийный номер;

- стоимость имущества на дату заключения соглашения;

- основания права собственности на имущество (это не всегда возможно в отношении мелкого производственного инструмента, но в таком случае будет достаточно указания в соглашении права собственности работника).

В соглашении следует определить не только объект компенсации (выплата за использование или платежи за износ), но и какие конкретно расходы включаются в сумму выплаты (например, на замену расходных материалов и комплектующих, ремонт имущества и т.д.). Необходимо явно указать размер выплаты компенсации, сроки, основание и порядок расчетов, а также срок действия данного соглашения.

Не менее важно оформить передачу имущества.

Оформление передачи имущества.

Передача имущества работником компании может быть оформлена следующими документами:

1. Документы, подтверждающие производственную необходимость использования имущества. К таким документам могут быть отнесены:

- должностная инструкция;

- бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором должны быть отражены:

- вид используемого имущества и его характеристики (состояние на момент заключения данного соглашения, технические характеристики, регистрационные данные и т.п.);

- срок использования;

- порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета;

- условия обслуживания;

- порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя, и подтверждения данных расходов.

Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество, которое будет использовано в интересах компании (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).

3. Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.

4. Приказ о выплате компенсации работнику. Приказ служит основанием для перечисления компенсации работнику.

Министерство финансов РФ в своих письмах от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 30.11.2012 N 03-03-07/51 по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения служебных обязанностей, разъясняло следующее: в соответствии со ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" (Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) для подтверждения факта использования транспортного средства должны быть оформлены первичные учетные документы - путевые листы.

Законодательство не содержит перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер разговоров, например в отношении сотовой связи. Исходя из этого организация вправе самостоятельно определить условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости.

Но часто приходится доказывать правомерность расходов на использование личного имущества работника в судебном порядке. Приведем пример. Обществом были изданы приказы об использовании личных мобильных телефонов для производственных целей с оплатой разговоров в пределах, установленных данными приказами, и определением лиц, которым будет производиться оплата. Право пользования сотовой связью закреплено за руководящим составом компании, в частности за генеральным директором и его заместителями, а также за сотрудниками, связь с которыми в силу осуществляемых ими функций и производственной необходимости должна поддерживаться постоянно. В подтверждение производственного характера затрат кроме названных приказов представлены авансовые отчеты, служебные записки, кассовые чеки, подтверждающие оплату за услуги мобильной связи (Постановление ФАС Московского округа от 28 января 2010 г. по делу N КА-А40/15468-09).

Таким образом, необходимо подготовить целый ряд документов для подтверждения использования личного имущества работника.

Еще один немаловажный вопрос - компенсация вреда имуществу, если имуществу работника был нанесен вред. Имущественный вред должен быть подтвержден документально, например, актом, независимой экспертизой или иными документами. В соответствии со ст. 235 Трудового кодекса РФ работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба. При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуре.

Заявление работника о возмещении ущерба направляется им работодателю. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Требование работника подлежит удовлетворению, если утрата имущества работника произошла вследствие бездействия работодателя по обеспечению его сохранности при наличии такой обязанности. Кроме того, должна быть установлена связь между противоправным бездействием со стороны работодателя и причинением ущерба работнику. При совокупности указанных условий образуются основания для привлечения работодателя к материальной ответственности за причиненный работнику имущественный ущерб, то есть у работодателя возникнет обязанность по возмещению ущерба работнику (Определение Верховного суда Республики Коми от 16.01.2012 по делу N 33-124/2012).

Установление размеров компенсации.

За использование личного имущества работник может получить:

- арендную плату;

- компенсацию за использование личного имущества.

Размер компенсации устанавливается по соглашению между работником и работодателем.

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" установлены следующие нормы компенсаций:

В отношении мобильной связи конкретный размер компенсации не установлен.

Размер компенсации может:

- определяться по факту (из данных распечаток операторов связи);

- быть фиксированным (в сумме, установленной локальным нормативным актом).

Для того чтобы работодатель смог компенсировать расходы, ему необходимо утвердить своим приказом список сотрудников, которые используют мобильные телефоны для исполнения своих должностных обязанностей. Отметим, что необходимость использования мобильного телефона в служебных целях следует зафиксировать и в должностной инструкции сотрудника, на это указывает письмо УФНС России по г. Москве от 5 октября 2010 г. N 16-15/104055@.

Сумма денежной компенсации определяется по согласованию с работником и может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Нормы возмещения расходов на оплату переговоров в служебных целях с использованием личного телефона законодательством РФ не установлены.

В связи с этим размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с трудовой деятельностью, и устанавливаться соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письмо УФНС РФ по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1).

Размер компенсации за Интернет не установлен. Размер компенсации, прописанный в локальном акте компании и трудовом договоре (допсоглашении к нему), компания сможет отнести к расходам для целей налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1). Если работник в связи с выходом в Интернет заразил компьютер работодателя вредоносными программами, работодатель может удержать затраты на ремонт из его заработка (ст. 248 ТК РФ). Например, отчет отдела интернет-технологий подтвердит, что вредоносная программа получена при переходе по "непрофильной" ссылке на сайт, информация которого нужна была сотруднику для личных целей. В этом случае полученное от сотрудника возмещение компании придется включить во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250 НК РФ).